아마 이 글을 보는 당신도 매일 PC, 스마트폰 등 스마트 기기로 일할 것입니다. 업무 효율성을 높이는 다양한 프로그램이 등장하면서, 다이어리나 서류더미 등이 스마트 기기로 대체된 지도 오래 되었기 때문입니다. 문제는 이 스마트 기기로 거의 무한대에 가까운 데이터를 활용할 수 있다 보니, 진짜 ‘스마트’하게 활용하지 못하면 손해보는 건 ‘(인간인) 나’라는 사실입니다. 커뮤니케이션 오류가 발생해도, 일정관리가 엉망이 되어도, 나중에 보려고 했던 파일을 찾지 못해도 스마트 기기에는 책임이 없습니다.


그래서 오늘은 그동안 슬로워크 블로그를 통해 발행한 포스트 중, 스마트 기기로 일하는 사람들을 위한 똑똑한 업무 방법을 공유합니다. 경우에 따라서는 주관적인 경험도 담겨 있어 현실적인 시행착오를 줄일 수도 있습니다.



1. 정보과잉에서 벗어나기

똑똑하든 아니든, 일을 하려면 우선 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어야 합니다. 아침에 눈을 떴을 때부터 잠들기 전까지 우리는 너무나 많은 정보에 둘러싸여 있는데요. 자꾸 SNS 피드를 넘기고, 수십 번 이메일을 확인하는 등 개인의 악습을 끊어내야 좀 더 산뜻한 마음으로 업무에 집중할 수 있겠지요?


뉴욕 라디오 방송국 WNYC의 한 프로그램은 정보과잉 이슈에 관해 인포매지컬(Infomagical)이라는 프로젝트를 진행했습니다. 정보과잉과 관련한 정보와 개선 방법을 하루 한 가지씩 5일 동안 소개한 것인데요. ‘한 번에 한 가지만 하기'부터 ‘관심 끄기'까지, 상식적이면서도 독특한 다섯 가지 방법을 알아보세요.


정보과잉으로 지친 나를 도와줄 5가지 방법 더 보기(클릭)



2. 웹에서 얻은 레퍼런스를 알맞게 정리하기

그렇다고 웹에서 얻은 정보들을 다 버리고 깨끗이 잊으라는 이야기는 아닙니다. 업무와 관련된 정보는 깔끔하고 언제라도 찾기 쉽도록 정리할 필요가 있습니다. 물론 쉽지는 않습니다. 오늘은 메모장에, 내일은 웹 클리핑으로 저장하고 싶은 게 사람 마음이니까요. 여기 다양한 웹 레퍼런스 관리 방법이 있습니다. 오늘부터는 내 취향에 가장 적절한 레퍼런스 관리법을 택해서 적용해 보세요.



웹 레퍼런스, 어떻게 관리하세요? 더 보기(클릭)



3. 파일도 알맞게 정리하기

이제 실제로 작업물을 만들어낼 때를 생각해 봅시다. 눈깜짝할 사이에 'main_최종_진짜최종_마지막.psd' 이런 파일이 서너개씩 나타나 있습니다. 파일관리 가이드에서는 [현 상태 점검하기 - 불필요하고 오래된 파일 지우기 - 나만의 분류 체계 만들기 - 가능한 한 단순하게 재분류하기 - 알아보기 쉽게 파일 이름 정하기]의 순서를 거쳐 지금 내 바탕화면의 카오스를 벗어날 방법을 소개합니다.


파일관리, 참 쉽죠? 더 보기(클릭)



4. 빈틈없이 일정 관리하기

사실 내/외부 이해관계자가 함께 일하는 상황에서 빈틈없는 일정 관리는 불가능에 가깝습니다. 그럼에도 해야하는 일정관리라면, 동료들의 일정관리 방법을 참고해 보세요. 눈에 보이는 모든 곳에 할일을 기록하는 경우부터 앱을 우선순위에 따라 분류하여 사용하는 치밀함까지. 한 눈에 참고할 수 있습니다.


동료에게 배우는 효과적인 일정관리법 더 보기(클릭)



5. 커뮤니케이션 툴(슬랙) 최적화, 자동화하기

이제 단순히 채팅과 파일 업로드 등의 기능만 활용하는 커뮤니케이션 툴의 시대는 끝났습니다. 슬로워크는 커뮤니케이션 툴인 슬랙(Slack)을 활용하여 그룹 일정관리, 모니터링, 심지어 짤방 공유까지 하는데요. 다양한 앱을 연동할 수 있는 슬랙의 장점을 활용한 커뮤니케이션 툴의 최적화, 자동화 방안을 알아보세요.


슬랙봇으로 슬랙 200% 활용하기 더 보기(클릭)



비록 앱 등 다양한 프로그램을 활용한 방법이 많이 소개 되었지만, 도구가 중요한 것은 아닙니다. 각자(또는 각 조직)가 취약한 업무 이슈에 초점을 맞추고, 문제를 해결하기 위한 목표를 정확히 설정하는 게 우선이 되어야겠지요. 툴은 그 이후에 생각해도 좋습니다.


업무 비효율의 개선을 위한 목표가 명확하다면, 위 포스트 중 참고할 만한 점을 미루지 말고 오늘 바로 활용해보세요.

Posted by slowalk



정보의 홍수 속에 사는 현대인 여러분, 안녕하십니까? 평소에 '웹 서핑' 많이들 하시죠?


저는 주로 출퇴근 길에 휴대폰을 열심히 들여다보는데요. 새로운 정보에 뒤처지기 싫은 마음에, 도움이 될 만한 것을 강박적으로 찾아보는 것 같습니다. 정보로부터 받은 감명은 그때 뿐이고 이내 잊어버립니다. 정작 읽었던 내용이 필요할 때 기억이 나지 않습니다. 봤다는 사실조차 잊어버리지요. 때로는 한 번 찾았던 것을 다시 검색하는 내 모습에 놀라기도 합니다.


우리는 수많은 정보 속에서, 보고도 원하는 정보를 찾지 못하고, 찾고도 원하는 정보를 이용하지 못한 채 매일 잊으며 살고 있습니다. 1분 1초 귀한 시간을 쪼개서 얻은 정보인데 기억 속에 묻어둘 순 없겠죠? 당장 사용하지는 않더라도 내가 찾아봤던 것들, 필요한 레퍼런스를 잘 정리해둬야겠다는 생각을 하게 되었습니다. 


왜 적어두었는지 기억나지 않는 노트 일부


옛날에는 책을 읽으면서 좋은 글귀를 노트에 적어두고 그 노트를 나중에 다시 보는 재미도 있었습니다. 요즘은 주로 웹에서 정보를 얻다 보니 읽을거리, 볼거리도 다양하고 그 양도 많아서 노트 한 쪽에 적어두기에는 한계가 있습니다. 웹에서 찾은 이미지와 문서, 링크 등 각종 레퍼런스를 그에 맞는 방식으로 관리해야겠다는 생각이 들어, 그 방법을 찾아보려고 합니다.



파일로 저장하기 


파일로 저장이 가능한 형태의 레퍼런스라면 문서나 이미지 파일로 보관하는 방법이 괜찮습니다.


좋은 자료는 발견하는 '즉시' 저장하는 것이 포인트입니다. 구글 드라이브나 드롭박스(Dropbox)와 같이 클라우드 서비스를 이용하면 다른 기기에서도 확인할 수 있습니다. 


다만 다소 번거롭고 저장 공간의 용량이 마음에 걸립니다. 이미지의 경우엔 파일로 저장하기 좋지만, 문제는 웹페이지입니다. 본문을 어딘가에 ‘복사+붙여넣기’ 할 수도 있지만, 글의 양이 너무 많으면 그것도 어렵습니다. 브라우저에서 Save Page As를 해보신 분들은 알겠지만 HTML 파일로 저장이 됩니다. 이건 아닌 것 같습니다..



브라우저의 북마크/읽기 목록 활용하기


북마크 기능은 1번에서 얘기한 웹사이트 링크 보관의 문제를 해결해주는 듯합니다. 요즘엔 PC와 모바일 브라우저가 연동되어 데스크톱에서 저장한 북마크를 모바일 브라우저에서도 확인할 수 있습니다. 파일 관리처럼 북마크의 저장 체계를 잘 정할 필요가 있습니다.


Safari 브라우저의 읽기 목록 추가하기


사파리 브라우저에서 제공하는 읽기 목록 기능도 비교적 최근 자료에 대해서는 유용하지만 과거의 자료를 떠올리기에는 한계가 있습니다.



자료수집용 블로그/SNS 계정 만들기


구글 ‘자료수집용' 검색 결과 중 일부


자료 수집용 블로그나 SNS 계정을 본 적이 있을 것입니다. 최근엔 블로그나 트위터, 페이스북에서 많은 정보를 얻다 보니, 바로 그 SNS 계정을 활용하는 것도 좋아 보입니다. 계정에 직접 자료를 올리거나 다른 사람들이 공유한 것을 좋아요/리트윗/공유하기를 하여 내 계정 페이지에서 쉽게 모아 볼 수 있습니다. 내 계정에 유용한 정보가 쌓이면 나의 팔로워도 늘어나 일거양득의 효과가 있습니다.


그러나 자료 수집이 서비스의 본래 목적이 아니기에, 내 타임라인에서 과거의 자료를 찾아보기가 쉽지 않아 아쉽습니다.



관련 서비스, 어플리케이션 이용하기


보다 전문적인(?) 방법을 찾아보았습니다. 자료의 수집과 공유를 위해 만들어진 관련 서비스들이 있습니다. 이 서비스를 이용하면, 내가 혹은 남이 공유한 웹 레퍼런스를 쉽게 얻고 저장하며, 또 다른 사람과 공유할 수 있습니다.


핀터레스트에서 생성한 보드. 업무와 무관하지만 개인 취향의 패션 화보를 모으기도 합니다.


이미 많이 알고계실 핀터레스트(Pinterest)는 웹에서 찾은 자료를 '보드'에 '핀'으로 담아 보관할 수 있는 서비스입니다. 디자인을 비롯하여 사진, 패션, 음식 등 다양한 카테고리의 자료가 많습니다. 진행하는 프로젝트나 평소 관심사에 맞게 보드를 만들어 아이디어를 모읍니다. 


내가 찾아본 것과 유사한 자료를 추천해주는 기능 덕분에, 일촌 파도타기처럼 끝없이 핀들을 둘러볼 수 있습니다. '그룹보드'를 만들어 다른 사람들을 초대하면 함께 보드에 핀을 추가할 수 있어서, 팀원들과 자료를 공유하는 데 유용합니다. 


에버노트에 링크 자료를 모으고 있는 순록 발자국


에버노트(Evernote)와 같은 노트 어플리케이션에 필요한 링크를 저장해 둘 수 있습니다. 여러 연관 자료를 하나의 노트에 모을 수 있고, 링크와 함께 나의 설명을 곁들여두면 '내가 왜 이것을 저장해두었나?' 하는 질문을 미리 방지할 수 있습니다. 노트마다 URL을 생성할 수 있어서 누군가와 공유하기도 좋습니다.


MacOS/iOS 포켓 앱 실행 화면


크롬 브라우저 확장 기능으로 간편하게 웹사이트를 보관합니다.


웹의 아티클이나 동영상 등의 콘텐츠를 수집할 수 있는 포켓(Pocket)이라는 서비스도 있습니다. 크롬 브라우저의 확장 기능을 이용하면, 보고 있는 웹사이트를 쉽게 포켓에 담을 수 있습니다. 저장하는 순간에 내용을 요약할 수 있는 단어로 태그 등록을 해두면, 필요한 순간에 태그로 빠르게 레퍼런스를 찾을 수 있어서 좋습니다. 트위터나 Feedly, Filpboard 등 수 많은 즐겨찾기 앱과 연동이 되기 때문에, 여러 채널을 통해 얻은 레퍼런스를 포켓 하나로 관리할 수 있습니다.


슬랙에 링크를 입력하면 사이트의 메타 정보가 요약되어 내용을 짐작할 수 있습니다.


업무 중에 늘 슬랙(Slack)을 사용하다 보니, 급한 대로 참고할만한 링크를 모아두는 개인 채널을 만들기도 합니다.



이 외에도 유용한 서비스가 많습니다. 다루는 레퍼런스의 유형이나 목적, 개인의 취향, 기준에 따라 적절한 서비스를 이용해 봅시다.


그 외 관련 서비스/툴


  • Designspiration : 디자인에 영감을 얻을만한 자료들이 있습니다. 핀터레스트와 비슷한 구성이며, 컬러 코드로 이미지 검색을 할 수 있습니다.

  • Site Inspire : 웹과 인터렉티브 디자인에 관한 자료를 다루며, 스타일과 주제별 키워드로 자료 탐색을 할 수 있습니다.

  • DRAGDIS : 비주얼 북마크 도구입니다. 웹사이트를 둘러보다가 드래그 앤 드롭으로 레퍼런스 수집을 할 수 있습니다. 브라우저 확장 도구를 제공합니다.

  • Gimme Bar : 북마크 도구로 트위터, 인스타그램과 연동되며 드롭박스에 북마크 목록을 백업할 수 있습니다.

  • Inboard :웹사이트 페이지 전체 캡쳐/저장이 가능하며, 이미지, 사진, 스크린샷 관리에 유용합니다. (Mac 용)

  • Raindrop : 포켓과 유사한 서비스로 웹과 앱의 기사, 사진, 비디오를 저장할 수 있습니다.



마치며


웹에서 얻은 레퍼런스를 보관하는 몇 가지 방법을 알아보았습니다. 혹시 더 좋은 아이디어를 알고 계신 가요? 아무리 좋은 방법이라도 모아두고 다시 보지 않으면 기억에서 지워지는 것은 당연합니다. 평소에 작은 관심과 정성이면 주옥같은 정보를 내 것으로 만들 수 있습니다. 좋은 것을 다른 이들과 나누면 더 좋겠죠! 공들여 찾은 자료와 더는 스치듯 안녕하지 않고, 그때그때 정리하여 적시에 꺼내보는 기쁨을 맛봅시다.



by 비숑 발자국


Posted by slowalk