아마 이 글을 보는 당신도 매일 PC, 스마트폰 등 스마트 기기로 일할 것입니다. 업무 효율성을 높이는 다양한 프로그램이 등장하면서, 다이어리나 서류더미 등이 스마트 기기로 대체된 지도 오래 되었기 때문입니다. 문제는 이 스마트 기기로 거의 무한대에 가까운 데이터를 활용할 수 있다 보니, 진짜 ‘스마트’하게 활용하지 못하면 손해보는 건 ‘(인간인) 나’라는 사실입니다. 커뮤니케이션 오류가 발생해도, 일정관리가 엉망이 되어도, 나중에 보려고 했던 파일을 찾지 못해도 스마트 기기에는 책임이 없습니다.


그래서 오늘은 그동안 슬로워크 블로그를 통해 발행한 포스트 중, 스마트 기기로 일하는 사람들을 위한 똑똑한 업무 방법을 공유합니다. 경우에 따라서는 주관적인 경험도 담겨 있어 현실적인 시행착오를 줄일 수도 있습니다.



1. 정보과잉에서 벗어나기

똑똑하든 아니든, 일을 하려면 우선 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어야 합니다. 아침에 눈을 떴을 때부터 잠들기 전까지 우리는 너무나 많은 정보에 둘러싸여 있는데요. 자꾸 SNS 피드를 넘기고, 수십 번 이메일을 확인하는 등 개인의 악습을 끊어내야 좀 더 산뜻한 마음으로 업무에 집중할 수 있겠지요?


뉴욕 라디오 방송국 WNYC의 한 프로그램은 정보과잉 이슈에 관해 인포매지컬(Infomagical)이라는 프로젝트를 진행했습니다. 정보과잉과 관련한 정보와 개선 방법을 하루 한 가지씩 5일 동안 소개한 것인데요. ‘한 번에 한 가지만 하기'부터 ‘관심 끄기'까지, 상식적이면서도 독특한 다섯 가지 방법을 알아보세요.


정보과잉으로 지친 나를 도와줄 5가지 방법 더 보기(클릭)



2. 웹에서 얻은 레퍼런스를 알맞게 정리하기

그렇다고 웹에서 얻은 정보들을 다 버리고 깨끗이 잊으라는 이야기는 아닙니다. 업무와 관련된 정보는 깔끔하고 언제라도 찾기 쉽도록 정리할 필요가 있습니다. 물론 쉽지는 않습니다. 오늘은 메모장에, 내일은 웹 클리핑으로 저장하고 싶은 게 사람 마음이니까요. 여기 다양한 웹 레퍼런스 관리 방법이 있습니다. 오늘부터는 내 취향에 가장 적절한 레퍼런스 관리법을 택해서 적용해 보세요.



웹 레퍼런스, 어떻게 관리하세요? 더 보기(클릭)



3. 파일도 알맞게 정리하기

이제 실제로 작업물을 만들어낼 때를 생각해 봅시다. 눈깜짝할 사이에 'main_최종_진짜최종_마지막.psd' 이런 파일이 서너개씩 나타나 있습니다. 파일관리 가이드에서는 [현 상태 점검하기 - 불필요하고 오래된 파일 지우기 - 나만의 분류 체계 만들기 - 가능한 한 단순하게 재분류하기 - 알아보기 쉽게 파일 이름 정하기]의 순서를 거쳐 지금 내 바탕화면의 카오스를 벗어날 방법을 소개합니다.


파일관리, 참 쉽죠? 더 보기(클릭)



4. 빈틈없이 일정 관리하기

사실 내/외부 이해관계자가 함께 일하는 상황에서 빈틈없는 일정 관리는 불가능에 가깝습니다. 그럼에도 해야하는 일정관리라면, 동료들의 일정관리 방법을 참고해 보세요. 눈에 보이는 모든 곳에 할일을 기록하는 경우부터 앱을 우선순위에 따라 분류하여 사용하는 치밀함까지. 한 눈에 참고할 수 있습니다.


동료에게 배우는 효과적인 일정관리법 더 보기(클릭)



5. 커뮤니케이션 툴(슬랙) 최적화, 자동화하기

이제 단순히 채팅과 파일 업로드 등의 기능만 활용하는 커뮤니케이션 툴의 시대는 끝났습니다. 슬로워크는 커뮤니케이션 툴인 슬랙(Slack)을 활용하여 그룹 일정관리, 모니터링, 심지어 짤방 공유까지 하는데요. 다양한 앱을 연동할 수 있는 슬랙의 장점을 활용한 커뮤니케이션 툴의 최적화, 자동화 방안을 알아보세요.


슬랙봇으로 슬랙 200% 활용하기 더 보기(클릭)



비록 앱 등 다양한 프로그램을 활용한 방법이 많이 소개 되었지만, 도구가 중요한 것은 아닙니다. 각자(또는 각 조직)가 취약한 업무 이슈에 초점을 맞추고, 문제를 해결하기 위한 목표를 정확히 설정하는 게 우선이 되어야겠지요. 툴은 그 이후에 생각해도 좋습니다.


업무 비효율의 개선을 위한 목표가 명확하다면, 위 포스트 중 참고할 만한 점을 미루지 말고 오늘 바로 활용해보세요.

Posted by slowalk

하루에 수십 통씩 오는 메일과 전화, 카톡에 메시지에 숨이 막히나요?

지금 당장 해야 할 일이 무엇이고 내일 무엇을 해야 할지 눈앞이 캄캄한가요?

파악조차 하지 못한 업무 속에 파묻혀 살고 있진 않습니까?

모든 것이 엉망이 된 것 같아 리셋 버튼이라도 누르고 싶은 심정인가요?


극단적으로 표현했지만, 일정 관리에 대한 어려움은 한 번쯤 겪어보셨을 것입니다. 업무 요청이 들어오는 채널이 다양해지고 맡은 프로젝트의 수가 늘어나면서, 어느 순간부터 해야 할 일을 모두 기억하기가 어려워졌습니다. 일의 우선순위를 따지기도 쉽지 않습니다. 막막한 심정으로 동료들에게 도움을 청해보았습니다. “할 일을 잘 관리하는 방법을 알려주세요!”





평소 슬로워크 구성원 사이에서 일정 관리를 잘한다고 소문난 분들과 자기 추천으로 지원하신 분들 가운데 7명을 선정하였습니다. 그리고 다음과 같은 세 가지 질문을 드렸습니다. 


질문


1. 평소 일정 관리 방법은?

2. 나만의 일정 관리 팁이 있다면?

3. 일정 관리에서 어려움을 느낀 적이 있다면?



슬로워커 대표 7명에게는 과연 어떠한 일정 관리 비법이 있을까요? 답변해주신 내용을 정리해보았습니다.





할 일의 기록과 확인


“할 일이 발생하는 즉시 기록합니다. 보통 퇴근 전, 그날 기록한 to-do를 정리합니다. “ - 펭도


“아침에 그날그날 할 일 목록을 노트에 씁니다. 빼먹는 날도 많습니다.” - 낙타


“꼭 기억해야 할 일(공과금 내기, 병원 예약 등), 그다지 중요하지는 않지만 기억해야 하는 일(집에 갈 때 장보기, 청소하기 등)을 나누어 두 개의 다른 앱에 기록합니다. 중요한 일은 알람 기능을 통해 확인합니다. 해야 할 일을 기록할 때를 제외하고는 to-do 앱은 하루에 1-2번 정도만 봅니다.” - 토종닭


“여러 곳에 대충 적습니다. 지겹게 일정을 작성하여 결국 할 일을 외우게 됩니다.” - 양


할 일을 기록하거나 할 일을 확인하는 것도, 또 다른 할 일이 되어버린 것 같습니다. 그렇지만 우리의 머리는 모든 것을 기억하지 못하기 때문에 어딘가에 잘 기록하고 꼼꼼히 확인하는 일은 중요합니다. 동료들의 평소 실천 사례를 살펴보니 몇 가지 기록하는 방식이 보입니다.


  • 할 일이 생기는 즉시 기록한다.

  • 아침에 그날 해야 할 일을 정리한다.

  • 퇴근 전, 그날 기록한 할 일을 정리한다.

  • 같은 내용을 대충, 여러 번 기록하여 외워버린다.





일정 관리 도구


“아이폰 캘린더와 구글캘린더 그리고 아사나(Asana)를 이용합니다. 구글캘린더는 미팅이나 약속에 한정하고, 프로젝트 진행과 매일 해야 할 작업에 관한 것은 아사나를 활용하되, 간단한 작업의 경우 아이폰/아이패드의 미리 알림 기능을 활용합니다.” - 장수 하늘소


“아이폰에서 앱은 Google calender, 투데이 위젯은 Outlook을 사용합니다. Outlook 위젯에서는 오늘 일정이 없으면 내일 것을 당겨서 보여주기 때문에 편리합니다.” - 펭도


“달력보다는 폰을 이용합니다. 개인적인 일정도 아이폰 기본 캘린더 앱에 기록하는 편입니다. 스케줄 앱을 사용해보기도 했는데, 기본적인 알림 외에는 딱히 필요한 일이 없어 삭제했습니다.” - 돼지


“받은 이메일에서 할 일이 발생하면 그 일을 다 할 때까지 받은 편지함에 그대로 놔둡니다. 다 하면 ‘보관’ 처리합니다.” - 펭도


“모바일, 데스크톱, 노트북, 스케줄 수첩, 회사 달력, 방 안 달력 모든 것에 기록합니다. 일정 기입하는 것을 좋아해서 다양한 곳에 일정을 기입해둡니다. 절대 잊어버릴 수가 없습니다.” - 양


“데스크톱과 모바일에서 모두 Sunrise Calendar라는 앱을 사용합니다. Slack과 연동하여 매일 아침 하루 일정과 다가오는 일정을 요약한 알림 메시지를 받습니다.” - 낙타


“덜 중요한 일은 리스트가 눈에 잘 들어오는 Clear 앱을 사용합니다.” - 토종닭



다양한 일정 관리 앱(왼쪽부터 Asana, Outlook, Google Calendar, Todoist, Sunrise, Clear)



일정 관리 도구로 다양한 애플리케이션이 활용되고 있었습니다. 캘린더 타입으로는 구글 캘린더나 Sunrise 캘린더, 아이폰 기본 캘린더가 있었습니다. 할 일 목록에 초점을 맞춘 Todoist, Clear, 협업에 좋은 Asana의 사용도 눈에 띕니다. 


이메일을 to-do 리스트처럼 활용하기도 합니다. 그 모두를 포함하여, 기록할 수 있는 모든 곳에 기록을 하는 모습도 놀랍습니다. 사내에서 사용하는 Slack에 연동하여 알림을 받는 방식은 굳이 기록한 내용을 다시 찾아보지 않아도 되어 유용할 것 같습니다. 





일정 관리의 포인트


“출근하면 제일 먼저 이메일과 캘린더를 확인합니다. 프로젝트 시작 시에 스케줄을 작성하고 마감일에서 2, 3일 정도 여유롭게 일정을 잡습니다.” - 돼지


“매일 해야 하거나 데드라인이 짧은 일을 먼저 처리하고 그다음에 시간과 집중이 더 필요한 외부 클라이언트 작업을 합니다.” - 토종닭


“한 번 정해진 일정을 반드시 지킨다는 생각보다는 일정에 문제나 변경이 생길 경우에 대한 매니징을 잘하자는 쪽에 가중치는 두고 일정을 관리합니다” - 장수하늘소


“대충 적어둡니다. 시간 단위로는 나누지 않고 크게 오전/오후/저녁으로 일정을 관리합니다. 꼼꼼하고 세부적으로 작성하지 않기 때문에 지치지 않고 어디든 즐겁게 작성할 수 있습니다.” - 양


“계획된 일정에 없는 업무요청이 들어오는 경우 일단 중요도를 파악하고 당장 하지 않아도 된다면 메모를 하고 다시 잊어버립니다. 그리고 하던 업무에 바로 다시 집중합니다. 하던 업무가 끝나면 메모를 확인하고 중요도가 가장 높은 다음 업무를 진행합니다.” - 토종닭


“주워들은 GTD 방법을 참고하여 쉽고 급한 일 > 쉽고 급하지 않은 일 > 어렵고 급한 일 > 어렵고 급하지 않은 일의 순서로 실행합니다. 좋은 방법인지는 모르겠지만 이렇게 하면 마음의 위안을 얻을 수 있습니다.” - 낙타


“일정이 급해서 고객의 협조가 필요거나, 일정이 길어서 늘어지지 않도록 예방해야 하는 업무 위주로 일정표를 만들어 공유합니다.” - 사막여우


어떤 순서로 일을 수행하고 그다음 일을 이어나갈 것인지 계획을 세우는 것도 필요합니다. 업무의 종류, 가벼움과 무거움에 따라 순서를 정하거나, 하루의 시간을 크게 나눠 업무를 배분하는 방법을 말씀해주셨습니다. 출근과 동시에 해야 할 일을 쭉 훑어보며 일의 우선순위를 정해보는 것도 도움이 될 것 같습니다. 



사막여우의 일정표 작성 예



그 밖에, 다른 사람들과의 협업을 위해서 공동의 일정표를 작성하거나, 마감 일정을 고려하여 처음부터 여유 있는 일정을 잡는 것도 참고할만한 점입니다. 




그들에게도 어려운 일정 관리


“구글 캘린더의 경우 회사 구성원들의 일정도 공유가 되다 보니, 누가 누군지 색으로 구별하기가 어려워졌습니다.” - 돼지


“회식, 클라이언트의 긴급한 요청, 급하게 생긴 회의, 급작스러운 병, 컨디션 난조 등 인간의 힘으로 어찌할 수 없는 자연재해와 같은 일들이 올 때 일정 관리가 어렵습니다.” - 양


“할 일 목록의 우선순위 때문에 오랫동안 방치하는 일이 생깁니다. 쉽고 급한 일은 거의 날마다 발생하기 때문에 어렵고 급하지 않은 일에 손이 잘 가지 않습니다. 오랫동안 방치하는 일이 뻔히 보이는데도, 쉽고 급한 일을 처리하면서 스스로 합리화하게 됩니다.” - 낙타


“딱히 어렵지 않습니다. 정확히 표현하면 어려웠던 순간을 다 까먹은 것 같아요.” - 펭도


“아무래도 다른 사람들과 그룹으로 일하는 경우가 가장 어렵습니다. 순차적으로 진행되어야 하는 일을 팀원들이 모두 나누어 맡았는데, 앞 부분 작업을 맡은 사람이 일정을 지연할 경우 내가 어떻게 할 수 없는 일이 발생합니다. 이런 때는 프로젝트나 작업의 마스터플랜 상 일정을 바로 수정합니다. - 장수하늘소


“여러 업무 요청이 비슷한 시기나 동시에 발생했을 때 일의 중요도를 파악하고 일정을 변경하는 것이 어렵습니다. 다른 업무와 일정을 조절하고 또 다른 업무로 전환할 때 집중도가 떨어져 버려지는 시간이 있습니다.” - 토종닭


그들에게도 일정 관리가 항상 잘 되는 것은 아니었습니다. 여러 사람들과 함께 일하기 때문에 발생하는 문제, 예측할 수 없는 일들로 곤란을 겪기도 합니다. 관리를 잘 했다고 생각했지만 그럼에도 불구하고 완료하지 못한 일들이 쌓여 부담으로 다가옵니다.



지금까지 슬로워커 대표 7명의 일정관리법을 살펴보았습니다. 어떤가요? 이미 우리가 실천하고 있는 방법일 수도 있고 너무 쉽거나 당연할 수도 있습니다. 맡은 업무와 직책에 따라서도 일정 관리 방식은 조금씩 다릅니다. 그러나 이들에게는 자기만의 규칙을 세우고 지키려는 노력과, 이를 반복하여 습관화한다는 공통점이 있었습니다. 하루 아침에 눈앞에 쌓인 모든 일을 해결할 수는 없겠지만, 나만의 일정 관리 방식을 만들고 꾸준히 실행한다면 일정 관리의 달인이 되어있지 않을까요?


함께 일하는 이들의 일정 관리 방법에 대해 이해하면 협업에도 도움이 될 것입니다. 여러분도 동료들의 일하는 방식을 통해 일정 관리의 비결을 찾아보세요.




이미지 출처 : Apple iTunes



by 비숑 발자국




Posted by slowalk