슬로워크는 업무용 커뮤니케이션 수단으로 이메일을 많이 사용합니다. 문서나 이미지 등 파일을 고객과 주고받을 일이 많기 때문입니다. 

이 글에서는 이메일을 중심으로 한 업무를 할 때의 팁을 소개합니다. (슬로워크 사내 교육 내용을 바탕으로 작성하였습니다.)



이메일 중심 일처리란?

이메일을 중심으로 다른 커뮤니케이션 도구(전화, 문자메시지, 카카오톡이나 라인 같은 인스턴트메시지, 구글드라이브나 드롭박스 같은 파일 클라우드 서비스, 에버노트 같은 노트 서비스 등)를 적절히 가미해서 사용하는 것을 말합니다. 


이메일 중심 일처리를 할 때 어떤 자세가 필요할까요?

  1. 이메일이 많이 오는 것을 두려워하지 말아야 합니다. 전화가 많이 오는 것보다 훨씬 낫습니다!

  2. 관심을 가져야 할 이메일과 그렇지 않은 이메일을 재빨리 구분해야 합니다. 내가 시간을 쏟아야 할 이메일은 생각보다 많지 않습니다.


이메일 중심 일처리를 하면 어떤 장점이 있을까요? 

  1. 업무를 스스로 통제할 수 있습니다. 

    1. 전화가 오면 바로 받아야 하는데, 이메일은 지금 처리할지 나중에 처리할지를 스스로 결정할 수 있습니다.

  2. 모든 것이 기록됩니다. 

    1. 책임소재가 명확합니다. 쓰레드(thread) 기능을 적절히 사용하면 업무 히스토리를 쉽게 알 수 있습니다. 같은 이슈에 대해 회신할 때 새로운 메일을 작성하는 것이 아니라 ‘답장’이나 ‘전체 답장’을 눌러서 회신하면 쓰레드 기능을 사용할 수 있습니다. Gmail이나 Outlook 등 최신 이메일 클라이언트들은 대부분 쓰레드 기능을 제공합니다. 

    2. 실수를 방지할 수 있습니다. 수백 페이지의 책자에서 특정 단어를 교체할 필요가 있을 때, 그 내용을 전화로 전달하면 당장은 편할지 모릅니다. 그렇지만 전화를 끊고 수정을 하려는 찰나에 또 다른 전화가 온다면, 아니면 옆 사람이 말을 건다면? 수정 요청 전화가 왔다는 것 자체를 까맣게 잊어버릴 수도 있습니다. 다행히 잊어버리지 않았더라도 무슨 단어였는지 헷갈릴 수 있습니다. 이메일을 보내면 이럴 염려가 없고, 최종 작업 전에 수정사항 이메일을 다시 열어서 리뷰도 가능합니다. 


고객이 너무 전화를 자주 걸어와서 어쩔 수 없다고요? 이메일이 전화보다 빠르고 정확하다는 인식을 상대방이 하게 되면 전화를 하지 않고 이메일을 보내기 시작합니다. 이메일에 빠르게 반응하고, 선제적으로 이메일을 보내면 상대의 행동을 바꿀 수 있습니다. 


이메일, 어떻게 작성해야 할까요?

  1. 제목이 가장 중요합니다. 제목만 보고도 메일의 중요도를 파악할 수 있어야 합니다.

    1. 피해야 하는 제목: “홍길동입니다.” / “실장님!” 등 

    2. 나중에 간단한 검색으로 내가 원하는 메일을 바로 찾을 수 있어야 하는데, 제목을 잘 써두면 검색시간이 획기적으로 줄어듭니다. 

  2. 참조와 숨은참조는 어떤 경우에 사용하나요?

    1. 내가 보낸 메일을 보고 행동을 취해야 하는 사람은 아니지만 내용을 알고는 있어야 한다면 [참조

    1. 내용을 알고 있어야 하지만, 상대방이 그 사람의 존재에 대해 알면 문제가 생긴다면 [숨은참조]

  3. 내용은 어떻게 작성해야 하나요?

    1. 상대가 바로 행동해야 하는 내용을 제일 앞에 명확하게 작성합니다. 

    2. 의제가 바뀔 때마다 번호로 구분해 놓으면 답장할 때 번호를 참조하면 되기 때문에 편리합니다.



이메일이 도착하면 어떻게 처리하면 좋을까요? 

플로우차트로 구성해 봤습니다. 


* 여기서 '보관'은 Gmail의 '보관처리' 기능을 뜻합니다. '삭제'와는 다른 기능으로, 이메일이 받은편지함에서 사라질 뿐 지워진 것은 아닙니다. 검색을 하거나 전체보관함에서 언제든 다시 찾아볼 수 있습니다. 



이 플로우차트의 핵심은 이렇습니다.

  1. 이메일이 오면 바로 확인한다.
  2. 내가 해야 할 일과 남이 해야 할 일을 바로 구분한다.
  3. 지금 해야 할 일과 나중에 해야 할 일을 바로 구분한다. 


이렇게 바로 구분하면 이메일의 늪에서 허우적댈 필요가 없습니다. 

여러분도 바로 적용해 보세요. 



by 펭도 발자국



Posted by slowalk

인포그래픽은 이제 유행이 아니라 필수가 되었습니다. 독립된 인포그래픽 뿐만아니라 브로슈어나 리플렛, 보고서 등 편집디자인을 할 때도 인포그래픽이 빠지지 않습니다. 




슬로워크 같은 디자인회사 뿐만 아니라 대학생들의 작업에서도 인포그래픽이 늘어나고 있고, 디자이너가 아니더라도 보고서를 작성할 때 인포그래픽을 활용하는 직장인 여러분도 있는 것으로 알고 있습니다. 심지어 몇몇 고등학교에서는 교내 인포그래픽 경진대회를 개최했다고 합니다.



출처: 다독다독


그래서 준비했습니다. 인포그래픽을 직접 제작할 때, 디자이너나 디자인 회사에 인포그래픽을 의뢰할 때 유용하게 활용할 수 있도록 인포그래픽 기획 방법을 알려드립니다.


기획 과정을 크게 보면 목적 정하기, 소재 선정하기, 자료 조사하기, 기획서 작성하기의 순서로 이루어집니다. 그 과정을 자세히 살펴볼까요?



1. 목적 정하기


"왜, 어디에, 누구에게”. 이 3가지가 핵심입니다. 인포그래픽이 아니라 다른 그래픽을 만들더라도 꼭 필요한 질문입니다. 이 인포그래픽을 왜 만드는지, 어디에 사용할 용도인지, 누구에게 보여줄 것인지를 정해야 합니다. 



(1) 왜 만드는가?


인포그래픽이 완성될 때까지, 그리고 완성 후 배포할 때까지 계속 따라다니는 핵심 질문입니다. 단순히 어떤 제품이나 서비스를 ‘홍보’하려고 만든다는 것은 너무 추상적인 대답입니다. 이 인포그래픽을 보기 전과 보고난 후에 어떤 차이가 있기를 바라는지, 어떤 행동을 하기를 바라는지, 어떤 변화가 있기를 바라는지가 구체적으로 정해져야 합니다.



(2) 어디에 사용하는가?


온라인에서 사용할지, 아니면 인쇄를 할지 정해야 합니다. 물론 두 가지 모두 사용할 수도 있습니다.


온라인에서 사용할 경우에도 페이스북, 트위터, 블로그, 웹사이트, 모바일 메신저 중 어디에서 사용할지 미리 정해야 합니다. 블로그나 웹사이트에서 사용한다면 세로나 가로로 엄청나게 긴 이미지를 만드는 것이 가능하지만, 페이스북이나 트위터에서 사용한다면 한 화면에서 쉽게 볼 수 있도록 분절해야 합니다.



참고: 밀양에 살고 싶다 



(3) 누구에게 보여주는가? 


불특정 다수의 대중인지(이 경우에도 되도록 대상을 특정하는 것이 좋습니다), 특정한 고객인지, 내부 보고용인지에 따라 소재 선정과 자료 조사 과정이 달라지기 때문에 꼭 답해야 하는 질문입니다. 


홍보물을 제작할 때 타겟을 확실하게 정하는 것은 매우 중요한 부분입니다. 타겟이 확실하지 않으면 이도 저도 아닌 결과물이 나오기 쉽고, 성과 측정도 어려울 뿐더러 원래 목적을 달성하기가 어렵습니다. 




2. 소재 선정하기


무엇을 소개하는지, 설명하는지, 설득하는지에 따라 알맞은 소재를 찾아야 합니다. 예를 들어 산불에 관한 인포그래픽을 만든다면 산과 나무가 기본으로 나오고, 어떤 나무가 표현되어야 하는지(침엽수/활엽수), 소방 장비는 어떤 것이 등장해야 하는지(소방헬기, 소방차 등)에 대한 고려가 필요합니다.



3. 자료 조사하기


신뢰할 수 있는 자료를 찾는 것이 가장 중요합니다. 어떤 신문기사를 찾았다면, 그 기사 내용의 출처를 찾아가야 합니다. 산불에 관한 기사라면 “산림청 발표에 따르면”이라는 문구가 있을 수 있습니다. 그렇다면 산림청 웹사이트에 가서 보도자료나 홍보자료 코너에 들어가 보면 더 자세한 자료를 찾을 수 있습니다. 한 단계 이상을 거친 자료는 옮기는 과정에서 오류가 생길 가능성이 있기 때문에 원본 출처를 찾아가는 것이 매우 중요합니다. 또한 신문기사에는 나와 있지 않지만 의외로 중요한 의의를 가지는 데이터를 발굴해 낼 가능성도 있습니다. 


신뢰할 수 있는 자료를 찾았다면 정보의 경중을 따지고 분류를 해야 합니다. 인포그래픽 제작 목적에 맞는 자료를 골라 내고, 비슷한 자료끼리 묶어야 합니다. 기획자 입장에서는 전부 중요한 자료라고 생각할 수 있지만 독자 입장에서는 하루에 마주치는 수많은 홍보물 중 하나일 뿐입니다. 그렇다면 무엇을 독자의 기억에 남겨야 하는가를 가지고 선택을 해야 합니다. 처음에 정한 제작 목적을 잊지 마세요. 




4. 기획서(제작의뢰서) 작성하기 


자료 조사까지 끝났으면 기획서를 작성합니다. 본인이 직접 인포그래픽을 제작할 때는 물론이고, 디자이너나 디자인 회사에게 작업을 의뢰할 때 매우 유용합니다. 슬로워크에 인포그래픽을 의뢰하는 분들에게 전달하는 기획서 양식을 소개합니다.

infographic_document_slowalk_2014.pdf


배경색이 있는 '제작의도', '공개대상', '기대효과', '공개시기', '예산'이 가장 중요합니다. 다른 부분은 작업에 대한 논의를 하면서 채워나갈 수 있지만, 강조한 부분들은 인포그래픽을 의뢰하는 데 있어서 필수적인 요소입니다.


여러분이 직접 인포그래픽을 제작할 때는 꼭 작성해 봐야 하고, 다른 곳에 작업을 의뢰할 때도 이 문서를 채워서 보여주면 매우 좋은 반응을 기대할 수 있습니다. 


마지막으로 인포그래픽 기획에 대해 더 공부하고 싶은 분들을 위한 추천도서를 소개합니다. 




> 시작, 인포그래픽사쿠라다 준 지음 / 양성희 옮김 / 안그라픽스.

다이어그램을 활용해서 매우 쉽게 인포그래픽을 소개합니다. 인포그래픽을 입문하는 데 있어서 매우 유용한 책입니다.




인포그래픽- 비주얼 스토리텔링의 힘제이슨 랜카우, 조시 리치, 로스 크룩스 지음 / 장성환, 나윤희, 임경화 옮김 / 한운희 감수  / 인사이트.

인포그래픽 디자인을 매우 상세하게 소개합니다. 슬로워크 필독 도서입니다. 



월스트리트저널 인포그래픽 가이드- 데이터, 사실, 수치를 표현할 때 지켜야 할 기본 원칙도나 M. 웡 지음 / 이현경 옮김 / 강규영 감수 / 인사이트.

어떤 경우에 어떤 차트를 사용하고, 차트를 어떻게 그려야 하는지 직관적으로 설명합니다. 역시 슬로워크 필독 도서입니다. 



오늘은 인포그래픽을 실제로 제작하기 전 단계까지 설명드렸습니다. 다음에는 이렇게 작성된 기획서를 바탕으로 실제 인포그래픽을 어떻게 제작하는지 소개하겠습니다. 


by 펭도 발자국



Posted by slowalk

오늘로 92회를 맞은 슬로데이(Sloday), 어떻게 제작되고 있는지 궁금하시죠? 초기 기획부터 현재 작업까지 모든 과정을 낱낱이 소개합니다.


 

 

슬로데이는 2014년 1월 1일부터 12월 31일까지 날마다 새로운 인포그래픽을 선보이는 프로젝트입니다. 텀블러(국문/영문), 페이스북(국문), 트위터(국문/영문), 인스타그램(국영문)으로 발행하고 있습니다. 또한 1개월 단위로 지난 달의 그래픽을 오픈소스로 공개해서 누구나 자유롭게 사용할 수 있도록 배포하고 있습니다. 


그간 슬로워크에서 다양한 인포그래픽 작업을 하면서 고민이 뒤따랐습니다. 정말 정확한 정보를 제공하고 있는 것인지, 이 그래픽을 사람들이 이해할 수 있을 것인지, 인포그래픽이 너무 어렵다고 생각하고 있는 것은 아닌지 고민했습니다.


그래서 누구나 쉽게 이해할 수 있고 흥미를 가질만한 슬로워크만의 인포그래픽을 만들어보자고 결심했습니다. 그리고 인포그래픽 제작 시 아이콘 제작에 많은 시간이 걸리는데, 우리가 만든 아이콘을 오픈소스로 공개하면 그 시간을 줄일 수 있을 것이라고 생각했습니다. 그렇게 슬로데이 프로젝트가 2013년 여름에 시작되었습니다. 



1차 Development 단계 - 필수 제약 조건을 지키며 다양한 레이아웃, 폰트, 사이즈 등을 시도합니다.


슬로데이를 발행하기까지 많은 연구가 있었습니다. 초기에 정한 필수 제약 조건은 다음과 같습니다. 



* 필수 제약 조건

  1. 스마트폰에서 한 눈에 볼 수 있는 크기여야 할 것: 세로로 긴 형태와 정사각형 2가지 사이즈 구현. 

  2. 그래픽 요소가 오픈소스로 활용될 수 있어야 할 것: 최대한 대중적이고 보편적으로 이해할 수 있어야 하며, 각각의 요소를 해체해서 다른 용도로도 활용할 수 있도록 디자인.

  3. 오픈소스 폰트를 사용할 것: 누구나 슬로데이 오픈소스를 가지고 데이터를 변경해서 사용할 수 있도록 오픈소스로 공개된 국문/영문 폰트를 사용. 
  4. 데이터 업데이트가 용이해야 할 것: 그래픽이 데이터를 표현하는 인포그래픽은 당장 이해하기는 쉽지만 데이터가 변경되면 그래픽도 함께 변경되어야 함. 향후 확장 가능성을 고려해서 그래픽 영역과 데이터 영역을 분리. 

 


2차 Development 단계 - 1차 실험에서 찾은 세부 디자인 제약을 적용합니다. 

여러 경우를 검토하는 디자인 시안을 다시 제작합니다.

 


공식 폰트로 국문은 나눔바른고딕을 사용하고, 영문은 Bebas Neue를 사용합니다. 둘 다 라이선스가 공개된 폰트이기 때문에 누구나 슬로데이와 동일한 결과물을 제작할 수 있습니다. 


> 나눔바른고딕 다운로드: http://hangeul.naver.com/ 

> Bebas Neue 다운로드: http://fontfabric.com/bebas-neue/

 

슬로데이 그리드 노트



3차 Refinement 단계 - 다양한 정보를 효과적으로 전달하는 틀을 만들어 갑니다. 

미세한 부분을 조절해가며 가장 적합한 형태를 찾습니다. 

 


이런 과정을 거쳐 슬로데이 프로토타이핑(prototyping)이 완료되었습니다. 3개월에 걸쳐 다양한 시도를 한 결과물입니다. 



슬로데이 디자인 가이드(일부)


최종 완성된 프로토타입



이렇게 기본 디자인이 완성된 이후에 실제로 발행할 슬로데이 그래픽을 제작하게 되었습니다. 



데이터 수집은 다양한 경로를 활용합니다. 일단 뉴스와 SNS를 통해 현재 이슈가 되고 있는 주제를 리서치합니다. 그 이후 그 주제와 관련된 정부 부처나 지방자치단체의 보도자료, 국제기구의 브리핑 자료, 신뢰할만한 연구기관의 보고서를 주로 활용합니다. 이렇게 수집된 데이터는 슬로데이 형식에 맞게 구글 시트에 정리해서 슬로데이 팀이 공유합니다. 


주제와 데이터, 즉 '원고'가 정해지면 어떤 아이콘이 적절할지 함께 고민합니다. 

 


슬로데이 2014년 1월분 아이콘 스케



가장 먼저 인지하고, 정보의 관심도를 높이는 역할을 하는 아이콘은 작은 영역에서도 알기 쉽게 표현되도록 여러 시안을 검토합니다.  


 

슬로데이 3월 20일자 '동대문디자인플라자(DDP) 건설예산' 아이콘 스케치



때로는 자유로운 스케치를 통해서 흥미로운 아이콘 요소를 고민합니다. 이 과정에서 디자이너와 기획자가 함께 소속되어 있는 슬로데이 제작팀은 다양한 의견을 교환합니다. 


  

슬로데이 3월 20일자 '동대문디자인플라자(DDP) 건설예산' 아이콘 그래픽 시안



손으로 생각한 스케치는 일러스트레이터를 통해 디지털화 됩니다. 


  



다른 아이콘과 잘 조화가 되는지 비교하며 조금씩 다듬어 완성하고, 1차로 완성된 슬로데이는 슬로워크 내부 피드백 과정을 거칩니다.



라인 채팅방을 통해 모든 구성원의 의견을 듣습니다.



이렇게 완성된 이미지는 용도에 따라 3가지 파일로 저장합니다. (국문 풀사이즈, 영문 풀사이즈, 정사각형 사이즈)


 


그래픽 요소를 해체해서 다양한 용도로 활용할 수 있게 오픈소스로 공개합니다. (크리에이티브 커먼즈 라이선스(CCL) 4.0에 따라 적합한 출처표시를 하면 배포, 복제, 이용, 변경할 수 있습니다. 물론 영리목적으로도 사용 가능합니다.)


앞으로 200여 회가 남은 슬로데이, 점점 더 발전하겠습니다. 지켜봐 주세요 :) 



> 슬로데이 텀블러: http://sloday.com

> 슬로데이 트위터: @sloday365

> 슬로데이 인스타그램: @sloday365

> 슬로데이 페이스북: http://facebook.com/sloday365


 

Posted by slowalk