하루에 수십 통씩 오는 메일과 전화, 카톡에 메시지에 숨이 막히나요?

지금 당장 해야 할 일이 무엇이고 내일 무엇을 해야 할지 눈앞이 캄캄한가요?

파악조차 하지 못한 업무 속에 파묻혀 살고 있진 않습니까?

모든 것이 엉망이 된 것 같아 리셋 버튼이라도 누르고 싶은 심정인가요?


극단적으로 표현했지만, 일정 관리에 대한 어려움은 한 번쯤 겪어보셨을 것입니다. 업무 요청이 들어오는 채널이 다양해지고 맡은 프로젝트의 수가 늘어나면서, 어느 순간부터 해야 할 일을 모두 기억하기가 어려워졌습니다. 일의 우선순위를 따지기도 쉽지 않습니다. 막막한 심정으로 동료들에게 도움을 청해보았습니다. “할 일을 잘 관리하는 방법을 알려주세요!”





평소 슬로워크 구성원 사이에서 일정 관리를 잘한다고 소문난 분들과 자기 추천으로 지원하신 분들 가운데 7명을 선정하였습니다. 그리고 다음과 같은 세 가지 질문을 드렸습니다. 


질문


1. 평소 일정 관리 방법은?

2. 나만의 일정 관리 팁이 있다면?

3. 일정 관리에서 어려움을 느낀 적이 있다면?



슬로워커 대표 7명에게는 과연 어떠한 일정 관리 비법이 있을까요? 답변해주신 내용을 정리해보았습니다.





할 일의 기록과 확인


“할 일이 발생하는 즉시 기록합니다. 보통 퇴근 전, 그날 기록한 to-do를 정리합니다. “ - 펭도


“아침에 그날그날 할 일 목록을 노트에 씁니다. 빼먹는 날도 많습니다.” - 낙타


“꼭 기억해야 할 일(공과금 내기, 병원 예약 등), 그다지 중요하지는 않지만 기억해야 하는 일(집에 갈 때 장보기, 청소하기 등)을 나누어 두 개의 다른 앱에 기록합니다. 중요한 일은 알람 기능을 통해 확인합니다. 해야 할 일을 기록할 때를 제외하고는 to-do 앱은 하루에 1-2번 정도만 봅니다.” - 토종닭


“여러 곳에 대충 적습니다. 지겹게 일정을 작성하여 결국 할 일을 외우게 됩니다.” - 양


할 일을 기록하거나 할 일을 확인하는 것도, 또 다른 할 일이 되어버린 것 같습니다. 그렇지만 우리의 머리는 모든 것을 기억하지 못하기 때문에 어딘가에 잘 기록하고 꼼꼼히 확인하는 일은 중요합니다. 동료들의 평소 실천 사례를 살펴보니 몇 가지 기록하는 방식이 보입니다.


  • 할 일이 생기는 즉시 기록한다.

  • 아침에 그날 해야 할 일을 정리한다.

  • 퇴근 전, 그날 기록한 할 일을 정리한다.

  • 같은 내용을 대충, 여러 번 기록하여 외워버린다.





일정 관리 도구


“아이폰 캘린더와 구글캘린더 그리고 아사나(Asana)를 이용합니다. 구글캘린더는 미팅이나 약속에 한정하고, 프로젝트 진행과 매일 해야 할 작업에 관한 것은 아사나를 활용하되, 간단한 작업의 경우 아이폰/아이패드의 미리 알림 기능을 활용합니다.” - 장수 하늘소


“아이폰에서 앱은 Google calender, 투데이 위젯은 Outlook을 사용합니다. Outlook 위젯에서는 오늘 일정이 없으면 내일 것을 당겨서 보여주기 때문에 편리합니다.” - 펭도


“달력보다는 폰을 이용합니다. 개인적인 일정도 아이폰 기본 캘린더 앱에 기록하는 편입니다. 스케줄 앱을 사용해보기도 했는데, 기본적인 알림 외에는 딱히 필요한 일이 없어 삭제했습니다.” - 돼지


“받은 이메일에서 할 일이 발생하면 그 일을 다 할 때까지 받은 편지함에 그대로 놔둡니다. 다 하면 ‘보관’ 처리합니다.” - 펭도


“모바일, 데스크톱, 노트북, 스케줄 수첩, 회사 달력, 방 안 달력 모든 것에 기록합니다. 일정 기입하는 것을 좋아해서 다양한 곳에 일정을 기입해둡니다. 절대 잊어버릴 수가 없습니다.” - 양


“데스크톱과 모바일에서 모두 Sunrise Calendar라는 앱을 사용합니다. Slack과 연동하여 매일 아침 하루 일정과 다가오는 일정을 요약한 알림 메시지를 받습니다.” - 낙타


“덜 중요한 일은 리스트가 눈에 잘 들어오는 Clear 앱을 사용합니다.” - 토종닭



다양한 일정 관리 앱(왼쪽부터 Asana, Outlook, Google Calendar, Todoist, Sunrise, Clear)



일정 관리 도구로 다양한 애플리케이션이 활용되고 있었습니다. 캘린더 타입으로는 구글 캘린더나 Sunrise 캘린더, 아이폰 기본 캘린더가 있었습니다. 할 일 목록에 초점을 맞춘 Todoist, Clear, 협업에 좋은 Asana의 사용도 눈에 띕니다. 


이메일을 to-do 리스트처럼 활용하기도 합니다. 그 모두를 포함하여, 기록할 수 있는 모든 곳에 기록을 하는 모습도 놀랍습니다. 사내에서 사용하는 Slack에 연동하여 알림을 받는 방식은 굳이 기록한 내용을 다시 찾아보지 않아도 되어 유용할 것 같습니다. 





일정 관리의 포인트


“출근하면 제일 먼저 이메일과 캘린더를 확인합니다. 프로젝트 시작 시에 스케줄을 작성하고 마감일에서 2, 3일 정도 여유롭게 일정을 잡습니다.” - 돼지


“매일 해야 하거나 데드라인이 짧은 일을 먼저 처리하고 그다음에 시간과 집중이 더 필요한 외부 클라이언트 작업을 합니다.” - 토종닭


“한 번 정해진 일정을 반드시 지킨다는 생각보다는 일정에 문제나 변경이 생길 경우에 대한 매니징을 잘하자는 쪽에 가중치는 두고 일정을 관리합니다” - 장수하늘소


“대충 적어둡니다. 시간 단위로는 나누지 않고 크게 오전/오후/저녁으로 일정을 관리합니다. 꼼꼼하고 세부적으로 작성하지 않기 때문에 지치지 않고 어디든 즐겁게 작성할 수 있습니다.” - 양


“계획된 일정에 없는 업무요청이 들어오는 경우 일단 중요도를 파악하고 당장 하지 않아도 된다면 메모를 하고 다시 잊어버립니다. 그리고 하던 업무에 바로 다시 집중합니다. 하던 업무가 끝나면 메모를 확인하고 중요도가 가장 높은 다음 업무를 진행합니다.” - 토종닭


“주워들은 GTD 방법을 참고하여 쉽고 급한 일 > 쉽고 급하지 않은 일 > 어렵고 급한 일 > 어렵고 급하지 않은 일의 순서로 실행합니다. 좋은 방법인지는 모르겠지만 이렇게 하면 마음의 위안을 얻을 수 있습니다.” - 낙타


“일정이 급해서 고객의 협조가 필요거나, 일정이 길어서 늘어지지 않도록 예방해야 하는 업무 위주로 일정표를 만들어 공유합니다.” - 사막여우


어떤 순서로 일을 수행하고 그다음 일을 이어나갈 것인지 계획을 세우는 것도 필요합니다. 업무의 종류, 가벼움과 무거움에 따라 순서를 정하거나, 하루의 시간을 크게 나눠 업무를 배분하는 방법을 말씀해주셨습니다. 출근과 동시에 해야 할 일을 쭉 훑어보며 일의 우선순위를 정해보는 것도 도움이 될 것 같습니다. 



사막여우의 일정표 작성 예



그 밖에, 다른 사람들과의 협업을 위해서 공동의 일정표를 작성하거나, 마감 일정을 고려하여 처음부터 여유 있는 일정을 잡는 것도 참고할만한 점입니다. 




그들에게도 어려운 일정 관리


“구글 캘린더의 경우 회사 구성원들의 일정도 공유가 되다 보니, 누가 누군지 색으로 구별하기가 어려워졌습니다.” - 돼지


“회식, 클라이언트의 긴급한 요청, 급하게 생긴 회의, 급작스러운 병, 컨디션 난조 등 인간의 힘으로 어찌할 수 없는 자연재해와 같은 일들이 올 때 일정 관리가 어렵습니다.” - 양


“할 일 목록의 우선순위 때문에 오랫동안 방치하는 일이 생깁니다. 쉽고 급한 일은 거의 날마다 발생하기 때문에 어렵고 급하지 않은 일에 손이 잘 가지 않습니다. 오랫동안 방치하는 일이 뻔히 보이는데도, 쉽고 급한 일을 처리하면서 스스로 합리화하게 됩니다.” - 낙타


“딱히 어렵지 않습니다. 정확히 표현하면 어려웠던 순간을 다 까먹은 것 같아요.” - 펭도


“아무래도 다른 사람들과 그룹으로 일하는 경우가 가장 어렵습니다. 순차적으로 진행되어야 하는 일을 팀원들이 모두 나누어 맡았는데, 앞 부분 작업을 맡은 사람이 일정을 지연할 경우 내가 어떻게 할 수 없는 일이 발생합니다. 이런 때는 프로젝트나 작업의 마스터플랜 상 일정을 바로 수정합니다. - 장수하늘소


“여러 업무 요청이 비슷한 시기나 동시에 발생했을 때 일의 중요도를 파악하고 일정을 변경하는 것이 어렵습니다. 다른 업무와 일정을 조절하고 또 다른 업무로 전환할 때 집중도가 떨어져 버려지는 시간이 있습니다.” - 토종닭


그들에게도 일정 관리가 항상 잘 되는 것은 아니었습니다. 여러 사람들과 함께 일하기 때문에 발생하는 문제, 예측할 수 없는 일들로 곤란을 겪기도 합니다. 관리를 잘 했다고 생각했지만 그럼에도 불구하고 완료하지 못한 일들이 쌓여 부담으로 다가옵니다.



지금까지 슬로워커 대표 7명의 일정관리법을 살펴보았습니다. 어떤가요? 이미 우리가 실천하고 있는 방법일 수도 있고 너무 쉽거나 당연할 수도 있습니다. 맡은 업무와 직책에 따라서도 일정 관리 방식은 조금씩 다릅니다. 그러나 이들에게는 자기만의 규칙을 세우고 지키려는 노력과, 이를 반복하여 습관화한다는 공통점이 있었습니다. 하루 아침에 눈앞에 쌓인 모든 일을 해결할 수는 없겠지만, 나만의 일정 관리 방식을 만들고 꾸준히 실행한다면 일정 관리의 달인이 되어있지 않을까요?


함께 일하는 이들의 일정 관리 방법에 대해 이해하면 협업에도 도움이 될 것입니다. 여러분도 동료들의 일하는 방식을 통해 일정 관리의 비결을 찾아보세요.




이미지 출처 : Apple iTunes



by 비숑 발자국




Posted by slowalk

 슬로워크의 웹 개발실에서는 웹과 관련한 다양한 서비스를 제공하고 있습니다. 많은 프로젝트를 수행하고 있기 때문에 효율적으로 업무를 관리하고 협업하는 것이 업무에 있어서 가장 중요한 요소이자 끊임없이 해결해 나가야 하는 숙제이기도 합니다. 

 효율적인 업무 관리와 협업을 통해 좀 더 나은 서비스를 제공하기 위해 웹 개발실에서는 다양한 서비스를 이용하고 있습니다. 이번 블로그에서는 저희가 사용하는 서비스를 소개해드리고자 합니다. 







프로젝트 관리



1. Moxtra(www.moxtra.com)


 Moxtra는 팀 내 의사소통과 협업을 도와주는 메신저 및 업무 관리 서비스입니다. 



이미지 출처 www.moxtra.com



 기본적으로 팀원 간 의사소통을 위해 Slack을 쓰고 있지만, 프로젝트 단위의 할 일을 관리하는 데에는 부족함이 있었습니다. Podio라는 업무 관리 서비스도 사용해보았지만, 상대적으로 복잡한 UI로 인해 많은 사람이 이른 시일 안에 익히는 데에 어려움이 있었습니다. 


 이에 반해 Moxtra는 간단하고 효과적으로 프로젝트를 관리할 수 있습니다. 프로젝트 단위의 '바인더'를 만들어 그 안에서 'to-do'리스트를 만들고 각각의 할 일을 개별적으로 관리할 수 있습니다. 또 누구든지 상대방에게 할 일을 할당할 수 있어서 슬로워크의 수평적인 업무 구조와도 잘 맞아떨어집니다. 





 또 자신의 컴퓨터 화면까지 공유가 가능한 '화상 회의' 기능이 있어 원격 근무자가 있어도 회의를 원활하게 진행할 수 있고, '화이트보드'기능이 있어서 음성이나 자신의 메모를 전달할 수 있어, 의견을 더욱 효과적으로 공유할 수 있습니다. 






2. Trello(trello.com)


 Trello는 이슈를 관리하는 데 있어 효과적인 서비스입니다. '목록'과 '카드'를 기본 인터페이스로 하여 카드를 목록으로 옮기며 이슈의 흐름을 확인할 수 있는 것이 가장 큰 장점입니다. 포스트잇을 붙였다 떼는 것처럼 손쉽게 카드를 관리할 수 있습니다.  





 단순하게 할 일을 점검하는 경우에서보다는, 프로젝트상의 문제나 팀 내 프로세스상의 문제를 정리하고 해결할 때 많이 사용합니다. Trello 역시 다른 사람을 카드에 할당할 수 있고, 카드 개별적으로 체크리스트를 만들거나 댓글을 달 수도 있습니다. Moxtra에 밀려 사용 빈도가 예전보다는 많이 줄었지만, 그래도 개인적으로는 애착을 가지고 있는 서비스입니다.






3. Workflowy(workflowy.com)


 팀 내 공유 목적이 아닌, 개인적으로 프로젝트를 관리하는데 구성원들의 가장 많은 지지를 받은 리스트 관리 서비스입니다. 여러 단계에 걸쳐 항목을 계층적으로 만들 수 있습니다. 



이미지 출처 workflowy.com



 Moxtra가 웹이나 모바일에서 상대적으로 무겁지만, Workflowy는 텍스트를 기반으로 하여 가볍게 할 일을 정리할 수 있습니다. 물론 다른 사람과 할 일을 공유하거나 함께 관리할 수도 있습니다. 또한 '#' 또는 '@' 태그를 붙이거나 노트를 첨부하여 할 일을 손쉽게 모아보거나 효율적으로 관리할 수도 있습니다. 



이미지 출처 workflowy.com







4. Todoist(todoist.com)


 심플한 Workflowy 대신 좀 더 다양한 기능을 지원하는 Todoist를 사용하기도 합니다. 저는 두 가지를 서비스를 다 사용하고 있는데 상대적으로 Todoist가 날짜, 댓글, 알림, 능률 그래프 등을 지원하기 때문에 할 일을 완료하는 재미가 있습니다.  







 단순해 보일 수도 있는 이러한 일정관리 서비스는, 여러 프로젝트를 한 번에 수행하다 보면 겪게 되는 뇌의 혼란(?)을 막아주고 우선순위를 설정하여 빠르고 효율적으로 업무를 수행할 수 있도록 도와줍니다. 






협업



1. Power Mockup(www.powermockup.com)





 주로 프로젝트의 기획 단계에서 사용하는 와이어프레임 서비스입니다. 파워포인트 내에 설치되기 때문에 PPT 형태로 손쉽게 문서를 작성할 수 있습니다. 다양한 종류의 웹사이트를 기획하다 보면 겹치는 요소가 많습니다. 이것들을 일일이 만들 필요 없이 'shapes'에서 끌어다 쓰면 편리합니다. 온라인에서 무료 이미지나 요소들을 자유롭게 내려받아 쓸 수 있는 것도 장점입니다. 또한 다른 와이어프레임 서비스들보다 설명을 첨부하여 상세한 문서를 만들기 쉽습니다.






2. Bitbucket(bitbucket.org) with Slack

 


이미지 출처 bitbucket.org



 프로젝트의 코드관리를 위해 얼마 전까지 'Yobi'라는 서비스를 이용했는데 프로젝트가 종료되어 안타까운 마음이 컸습니다. 새로 Bitbucket을 사용하게 되었고 효율성을 높이기 위해 Slack과의 연결하여 사용하고 있습니다.   





  Bitbucket은 비공개 저장소를 무제한으로 만들 수 있다는 장점이 있어서 개인적으로도 또 업무적으로도 손쉽게 사용할 수 있습니다. Slack과의 연결을 통해 함께 일하는 동료에게 코드 배포와 관리에 관한 메시지를 자동으로 보낼 수 있습니다. (Slack과 연결할 수 있는 다른 App보러가기)   


  • 가격 : 무료 (사용자 5인 초과 시 유료)

  • 다운로드 : 웹에서만 가능





3. Pocket(getpocket.com)


 디자인 레퍼런스를 모으거나 읽어보았으면 하는 내용을 스크랩하기 위해 사용하는 서비스입니다. Pocket 서비스 내에서 메시지를 보내거나 다른 SNS 서비스로 공유할 수 있어서 팀 구성원들끼리 쉽게 링크를 공유하고 정보를 주고받을 수 있습니다.  





 모바일에서도 편하게 사용할 수 있습니다. 주말에 야외로 이동하면서 틈틈이 링크를 보내는 경우가 많아서, 팀 내에서 주말에 알림에 제일 많이 오는 서비스 1위입니다.









사용하진 않지만 추천하는 서비스들 



1. Groove(www.groovehq.com)



이미지 출처 www.groovehq.com



 고객의 문의와 요청을 통합적으로 관리할 수 있는 '헬프데스크 서비스'입니다. 서비스를 제공하면서 중요한 것은 사용자의 요구를 충족시키고 궁금증을 해결해주는 것이 아닐까요. Groove는 통합적으로 고객의 반응과 요청을 관리할 수 있다는 점에서 서비스 제공자가 놓치면 안 될 서비스입니다.


  • 가격 : 이메일 전용 무료 (기업용 유료)

  • 다운로드 : 웹에서만 가능





2. Usability Hub(usabilityhub.com


 내가 디자인한 웹사이트의 사용성이 좋은지, 또는 어떤 요소를 배치해야 사용자들이 액션을 취하는지 등을 알고 싶을 때 사용하면 좋은 서비스입니다. 

 


이미지 출처 usabilityhub.com


 

이미지 출처 usabilityhub.com



 5초 제한 테스트, A/B 테스트, 클릭 테스트 등의 다섯 가지의 사용성 테스트를 통해 사용자의 통계를 받아낼 수 있습니다.


  • 가격 : 무료 (타겟팅, 팀 계정, 인구 통계 자료 수집 등 고급 기능 유료)

  • 다운로드 : 웹에서만 가능



 여러분은 어떤 서비스를 사용하고 계신가요? 업무 환경과 자신의 성향에 맞는 다양한 서비스를 활용해보시길 바랍니다.


출처 : Medium 


by 수달 발자국





Posted by slowalk