아마 이 글을 보는 당신도 매일 PC, 스마트폰 등 스마트 기기로 일할 것입니다. 업무 효율성을 높이는 다양한 프로그램이 등장하면서, 다이어리나 서류더미 등이 스마트 기기로 대체된 지도 오래 되었기 때문입니다. 문제는 이 스마트 기기로 거의 무한대에 가까운 데이터를 활용할 수 있다 보니, 진짜 ‘스마트’하게 활용하지 못하면 손해보는 건 ‘(인간인) 나’라는 사실입니다. 커뮤니케이션 오류가 발생해도, 일정관리가 엉망이 되어도, 나중에 보려고 했던 파일을 찾지 못해도 스마트 기기에는 책임이 없습니다.


그래서 오늘은 그동안 슬로워크 블로그를 통해 발행한 포스트 중, 스마트 기기로 일하는 사람들을 위한 똑똑한 업무 방법을 공유합니다. 경우에 따라서는 주관적인 경험도 담겨 있어 현실적인 시행착오를 줄일 수도 있습니다.



1. 정보과잉에서 벗어나기

똑똑하든 아니든, 일을 하려면 우선 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어야 합니다. 아침에 눈을 떴을 때부터 잠들기 전까지 우리는 너무나 많은 정보에 둘러싸여 있는데요. 자꾸 SNS 피드를 넘기고, 수십 번 이메일을 확인하는 등 개인의 악습을 끊어내야 좀 더 산뜻한 마음으로 업무에 집중할 수 있겠지요?


뉴욕 라디오 방송국 WNYC의 한 프로그램은 정보과잉 이슈에 관해 인포매지컬(Infomagical)이라는 프로젝트를 진행했습니다. 정보과잉과 관련한 정보와 개선 방법을 하루 한 가지씩 5일 동안 소개한 것인데요. ‘한 번에 한 가지만 하기'부터 ‘관심 끄기'까지, 상식적이면서도 독특한 다섯 가지 방법을 알아보세요.


정보과잉으로 지친 나를 도와줄 5가지 방법 더 보기(클릭)



2. 웹에서 얻은 레퍼런스를 알맞게 정리하기

그렇다고 웹에서 얻은 정보들을 다 버리고 깨끗이 잊으라는 이야기는 아닙니다. 업무와 관련된 정보는 깔끔하고 언제라도 찾기 쉽도록 정리할 필요가 있습니다. 물론 쉽지는 않습니다. 오늘은 메모장에, 내일은 웹 클리핑으로 저장하고 싶은 게 사람 마음이니까요. 여기 다양한 웹 레퍼런스 관리 방법이 있습니다. 오늘부터는 내 취향에 가장 적절한 레퍼런스 관리법을 택해서 적용해 보세요.



웹 레퍼런스, 어떻게 관리하세요? 더 보기(클릭)



3. 파일도 알맞게 정리하기

이제 실제로 작업물을 만들어낼 때를 생각해 봅시다. 눈깜짝할 사이에 'main_최종_진짜최종_마지막.psd' 이런 파일이 서너개씩 나타나 있습니다. 파일관리 가이드에서는 [현 상태 점검하기 - 불필요하고 오래된 파일 지우기 - 나만의 분류 체계 만들기 - 가능한 한 단순하게 재분류하기 - 알아보기 쉽게 파일 이름 정하기]의 순서를 거쳐 지금 내 바탕화면의 카오스를 벗어날 방법을 소개합니다.


파일관리, 참 쉽죠? 더 보기(클릭)



4. 빈틈없이 일정 관리하기

사실 내/외부 이해관계자가 함께 일하는 상황에서 빈틈없는 일정 관리는 불가능에 가깝습니다. 그럼에도 해야하는 일정관리라면, 동료들의 일정관리 방법을 참고해 보세요. 눈에 보이는 모든 곳에 할일을 기록하는 경우부터 앱을 우선순위에 따라 분류하여 사용하는 치밀함까지. 한 눈에 참고할 수 있습니다.


동료에게 배우는 효과적인 일정관리법 더 보기(클릭)



5. 커뮤니케이션 툴(슬랙) 최적화, 자동화하기

이제 단순히 채팅과 파일 업로드 등의 기능만 활용하는 커뮤니케이션 툴의 시대는 끝났습니다. 슬로워크는 커뮤니케이션 툴인 슬랙(Slack)을 활용하여 그룹 일정관리, 모니터링, 심지어 짤방 공유까지 하는데요. 다양한 앱을 연동할 수 있는 슬랙의 장점을 활용한 커뮤니케이션 툴의 최적화, 자동화 방안을 알아보세요.


슬랙봇으로 슬랙 200% 활용하기 더 보기(클릭)



비록 앱 등 다양한 프로그램을 활용한 방법이 많이 소개 되었지만, 도구가 중요한 것은 아닙니다. 각자(또는 각 조직)가 취약한 업무 이슈에 초점을 맞추고, 문제를 해결하기 위한 목표를 정확히 설정하는 게 우선이 되어야겠지요. 툴은 그 이후에 생각해도 좋습니다.


업무 비효율의 개선을 위한 목표가 명확하다면, 위 포스트 중 참고할 만한 점을 미루지 말고 오늘 바로 활용해보세요.

Posted by slowalk



정보과잉. 우리는 하루에 얼마나 많은 정보를 소비할까요? 저 스스로를 봐도 눈뜨는 순간부터 새 메시지를 확인하고, 잠들기 전까지 페이스북이나 인스타그램을 확인하는 모습을 보게 됩니다. 낮에는 친구나 동료가 공유한 링크, 이메일, 전화 등에 반응해야 하고요. 많은 정보를 소비한 날에는 머리가 멍해지는 경험을 해보진 않으셨나요?



정보 강박 욕구, 인포매니아

정보과잉과 관련해 인포매니아(Informania)라는 단어도 생겼습니다. 옥스포드 사전에도 있는 단어인데요. ‘모바일 기기나 컴퓨터를 사용해 뉴스나 정보를 확인하고 축적하려는 강박적 욕구’라고 합니다. 미국 성인의 1일 평균 미디어 소비 시간은 12시간입니다. 뉴욕 라디오 방송국 WNYC의 Note to self 프로그램은 이러한 정보과잉 이슈를 개선하는 Infomagical 프로젝트을 진행했는데요. 프로젝트 시작 전 청취자 2,000여 명의 설문 답변에서는 다음 결과를 발견했습니다.


  • 답변자의 60%는 매일 올라오는 최신 정보를 알기 위해 노력을 쏟는 것이 부담된다고 했다. 

  • 80%는 정보과잉 상태가 자신의 학습능력을 저하시킨다고 했다.

  • 약 30%는 정보과잉 상태가 자신의 연인, 가족, 친구와의 친밀할 관계에 부정적 영향을 준다고 했다.


Note to self는 정보과잉과 관련된 정보와 개선방법을 하루 한 가지씩, 5일 동안 소개했습니다. 그럼 정보과잉에서 벗어나는 5가지 방법을 알아볼까요?




1. 한 번에 한 가지만 하기
신경과학자이자 뉴욕타임즈 베스트셀러 ‘The Organized Mind’의 저자인 대니얼 레비틴 박사는 인간의 뇌는 한 번에 여러 일을 동시에 할 수 없다고 합니다. 사실 멀티태스킹은 여러 일을 재빠르게 전환하는 것이며 신경자원을 고갈시킨다고 합니다.

10년 전 온, 오프라인 업무 간 주의 전환은 약 3분 주기로 일어났습니다. 그러나 최근 자료를 보면 온라인 업무 간 주의 전환은 45초로 줄었습니다. 특히 빠르게 정보를 다루는 직업에서 이러한 현상에 두드러집니다. 주의를 전환하고 나서 하던 업무에 다시 집중하기까지는 평균 23분 15초가 소요된다고 캘리포니아 대학 글로리아 마크 박사가 말합니다. 23분이라니.. 협업이 많아지고 이메일과 메시지의 홍수에 사는 우리가 어떻게 한 번에 한 가지 일만 할 수 있을까요? 다음 방법으로 싱글태스킹을 실행해보세요.

1. 싱글태스킹 사인을 만들어 잘 보이는 곳에 붙인다.
2. 슬랙이나 이메일로 오늘은 싱글태스킹 한다고 공지한다. 

저는 오후 원격근무로 싱글태스킹을 해봤습니다. 확실히 집중도가 높아졌습니다. 하지만 스스로 주의를 전환하는 모습도 발견했는데요. 이러한 현상은 마크 박사의 실험에서도 발견되었습니다. 사람들이 워드 문서 작업을 하다가 아무런 이유 없이 이메일 답장을 보내거나 페이스북을 잠시 보는 등의 행위를 한다는 것이었습니다. 자신도 모르는 사이에 주의 전환이 습관이 되어 외부 방해 요소가 없어도 행동이 되풀이되는 패턴을 발견했습니다. 집중하겠다는 의지가 필요합니다.



2. 휴대폰 정리하기
무언가를 하려고 폰을 열었다가 페이스북이나 다른 일을 하고 다시 핸드폰을 주머니에 넣은 적은 없나요? 앱이 너무 많아 힘든 적은 없었나요? 이러한 분들을 위한 특별한 앱 정리 방법이 있습니다. 월스트리트 저널 칼럼니스트 크리스토퍼 밈스는 ‘인생이 빛나는 정리의 마법'의 저자 곤도 마리에의 정리법을 앱 정리에 적용했습니다. 곤도 마리에 정리법의 특징 중 하나는 물건을 손에 들었을 때 즐거움을 주는 물건만 남기고 다 버리는 것입니다. 예를 들어 티셔츠를 잡았을 때 기분이 정말 좋으면 옷장에 보관하고, 그렇지 않다면 그동안 있어 줌에 감사하고 재활용함에 버립니다. 다음과 같은 방법을 따라 앱을 정리해보세요.

1. 앱을 하나씩 눌러보고 어떤 기분이 드는지 살핀다
2. 기분을 좋게 하는 앱은 살려두고, 그렇지 않은 그동안의 노고에 감사하고 후 지운다.
3. 살아남은 앱을 폴더 1개에 몰아넣는다. (가장 필요한 앱을 앞에 둔다)
4. *원한다면 배지 알림(빨간 동그라미) 알람 표시 기능도 꺼둔다.


정리 전




정리 후 



앱을 한 폴더에 넣으면 불편하지 않을까요? ‘검색’ 기능을 사용하면 별로 불편하지 않습니다. 오히려 저는 폰을 켜자마자 바로 앱을 검색해서 실행하니, 무언가를 하려다 다른 앱을 여는 행동이 없어졌습니다. 정리 후엔 160개 정도의 앱을 113개로 줄일 수 있었습니다. 참고로 아이폰 1개당 평균 앱 개수는 약 80개라고 합니다. (2012년 3월 기준). 여러분도 지금 당장 ‘인생이 빛나는 폰 정리법'을 실천해보세요.



3. 관심 끄기
통신 기술이 발전하며 페이스북, 트위터, 인스타그램, 미디엄 등 다양한 채널에서 정보가 쏟아집니다. 정보과잉 현상은 꽤 오래전 시작되었습니다. 13세기 이후 아리스토텔레스의 문학이 처음 유럽에 전파되고 그 무렵 발명된 인쇄술이 만나 정보과잉이 시작되었습니다. 사람들은 너무 많은 정보로 힘들어했고, 이때부터 여러 책의 중요한 부분을 짜집기한 ‘꼭 알아야 할 ㅁㅁ'와 같은 장르가 태어났다고 합니다.  
모두가 이야기하는 드레스를 나도 알고 있어야 할까요? 새로 나온 뉴스를 모두 알고 있어야 할까요? 꼭 그렇지만은 않습니다. 귀여운 고양이 비디오나 연예 기사를 접하지 않는 하루를 보내보세요.

1. 페이스북이나 다른 SNS에 공유된 정보를 보면
2. 내게 정말 필요한 정보인지 생각한다.
3. 내게 정말 필요한 정보라면 읽고 도움이 된 부분을 기록한다.
4. 기록할 가치가 없다고 생각되는 정보는 클릭하지 않는다.

누군가가 ‘그것도 모르고 있었어?’라고 묻는다면, 당당하게 ‘응, 몰랐어'라고 말한 후 내가 진심으로 원하는 것에 관심을 기울여보세요. 뛰어난 학자들은 자신에게 꼭 필요한 정보만을 기억했다는 사실을 기억하세요.



4. 깊은 대화하기
메신저나 이메일 사용이 증가하면서 말로 직접 소통하는 경우가 줄어들고 있습니다. 모바일 기기로 연결은 되어 있으나 실제로는 분리된 상태인데요. 정보를 공유하는 방식이 디지털화되면서 관계의 모습도 달라졌습니다. 사회심리학자 셰리 터클은 사람들이 직접 대화를 나눈 것보다 문자 메시지나 이메일 소통을 선호하는 경향이 커지고 있다고 합니다. 서로를 바로 앞에 두고 대화하는 것이 아니기에 실수에 대한 부담이 적기 때문입니다. 문자로만 소통하는 것에 익숙하다면 말로 하는 대화를 시작해보세요.

1. 전화를 하거나, 누군가를 직접 만나 말로 대화한다.
2. 7분 이상 대화를 시도한다.
3. 중간에 어색한 침묵이 흐르거나, 말이 꼬여도 불편해하지 않는다. 가끔은 어색하고 완벽하지 않은 것이 가장 인간다운 대화의 방식이다.

왜 7분 이상 대화를 시도해야 하느냐고요? 사회심리학자 셰리 터클의 연구에 의하면 대화가 흥미진진해질지 아니면 지루해질지를 파악하는 데까지는 약 7분이 걸린다고 합니다. 긴 시간이라 느껴지더라도 시도해보세요. 어색하거나 말실수를 해도 괜찮습니다. 국가 최고 존엄 대통령도 말실수가 있는 것을 기억해보세요.



5. 나만의 정보소비 룰 만들기
내가 정보를 사용하는 모습을 돌아보고, 묘비에 그 모습이 적히면 어떨까를 상상해보세요. ‘링크를 클릭하고 언제 읽을지 모르는 글들을 저장했다.'라고 적힌다면 우습지 않을까요? 정보를 소비하는 나만의 건강한 방법을 만들어보세요.

1. 일생 동안 실천할 정보소비 룰을 만든다.
2. 종이에 적어 잘 보이는 곳에 둔다.

Infomagical 프로젝트 참여자들의 슬로건도 살펴볼까요.


많이 만들고, 적게 소비하고, 사려 깊게 공유한다.


정리는 더 많이, 페북은 더 적게


내가 클릭하는 것이 나를 만든다.



5일 후 변화

미국 50개 주와 세계 10여 개 나라에서 25,000명이 참여한 Infomagical 프로젝트는 어떤 변화를 가져왔을까요?




전체 참여자의 70%는 전보다 정보과잉에서 벗어났음을 느낀다고 답했습니다.




7분 이상 깊은 대화를 하고 나서의 느낌을 이모지로 표현한 그래프입니다. 두 눈에 하트가 들어간 이모지는 사랑에 빠졌다는 걸 의미하는 것일까요? 가장 많은 응답을 받은 '생각하는 표정' 이모지는 무엇을 의미할까요?




한 참여자는 그동안 자신이 얼마나 생각 없이 행동했는지를 깨닫고 펑펑 울었다고 합니다.



저도 5가지 방법을 실행하며 그동안 얼마나 정보에 지배당했는지를 깨닫고 불안감에서 상당히 해방되었습니다. 여러분도 정보과잉으로부터 벗어나 건강한 정보소비를 하고 싶다면 5가지 방법을 지금 실행해보세요. 


자료출처: WNYC: Note to self


by 토종닭 발자국

 






Posted by slowalk