효율적인 일처리의 기본, 이메일 사용 팁 공개!

슬로워크는 업무용 커뮤니케이션 수단으로 이메일을 많이 사용합니다. 문서나 이미지 등 파일을 고객과 주고받을 일이 많기 때문입니다. 

이 글에서는 이메일을 중심으로 한 업무를 할 때의 팁을 소개합니다. (슬로워크 사내 교육 내용을 바탕으로 작성하였습니다.)

이메일 중심 일처리란?

이메일을 중심으로 다른 커뮤니케이션 도구(전화, 문자메시지, 카카오톡이나 라인 같은 인스턴트메시지, 구글드라이브나 드롭박스 같은 파일 클라우드 서비스, 에버노트 같은 노트 서비스 등)를 적절히 가미해서 사용하는 것을 말합니다. 

이메일 중심 일처리를 할 때 어떤 자세가 필요할까요?

1. 이메일이 많이 오는 것을 두려워하지 말아야 합니다. 전화가 많이 오는 것보다 훨씬 낫습니다!

2. 관심을 가져야 할 이메일과 그렇지 않은 이메일을 재빨리 구분해야 합니다. 내가 시간을 쏟아야 할 이메일은 생각보다 많지 않습니다.

이메일 중심 일처리를 하면 어떤 장점이 있을까요? 

1. 업무를 스스로 통제할 수 있습니다. 

1. 전화가 오면 바로 받아야 하는데, 이메일은 지금 처리할지 나중에 처리할지를 스스로 결정할 수 있습니다.

2. 모든 것이 기록됩니다. 

1. 책임소재가 명확합니다. 쓰레드(thread) 기능을 적절히 사용하면 업무 히스토리를 쉽게 알 수 있습니다. 같은 이슈에 대해 회신할 때 새로운 메일을 작성하는 것이 아니라 ‘답장’이나 ‘전체 답장’을 눌러서 회신하면 쓰레드 기능을 사용할 수 있습니다. Gmail이나 Outlook 등 최신 이메일 클라이언트들은 대부분 쓰레드 기능을 제공합니다. 

2. 실수를 방지할 수 있습니다. 수백 페이지의 책자에서 특정 단어를 교체할 필요가 있을 때, 그 내용을 전화로 전달하면 당장은 편할지 모릅니다. 그렇지만 전화를 끊고 수정을 하려는 찰나에 또 다른 전화가 온다면, 아니면 옆 사람이 말을 건다면? 수정 요청 전화가 왔다는 것 자체를 까맣게 잊어버릴 수도 있습니다. 다행히 잊어버리지 않았더라도 무슨 단어였는지 헷갈릴 수 있습니다. 이메일을 보내면 이럴 염려가 없고, 최종 작업 전에 수정사항 이메일을 다시 열어서 리뷰도 가능합니다. 

고객이 너무 전화를 자주 걸어와서 어쩔 수 없다고요? 이메일이 전화보다 빠르고 정확하다는 인식을 상대방이 하게 되면 전화를 하지 않고 이메일을 보내기 시작합니다. 이메일에 빠르게 반응하고, 선제적으로 이메일을 보내면 상대의 행동을 바꿀 수 있습니다. 

이메일, 어떻게 작성해야 할까요?

1. 제목이 가장 중요합니다. 제목만 보고도 메일의 중요도를 파악할 수 있어야 합니다.

1. 피해야 하는 제목: “홍길동입니다.” / “실장님!” 등 

2. 나중에 간단한 검색으로 내가 원하는 메일을 바로 찾을 수 있어야 하는데, 제목을 잘 써두면 검색시간이 획기적으로 줄어듭니다. 

2. 참조와 숨은참조는 어떤 경우에 사용하나요?

1. 내가 보낸 메일을 보고 행동을 취해야 하는 사람은 아니지만 내용을 알고는 있어야 한다면 [참조] 

1. 내용을 알고 있어야 하지만, 상대방이 그 사람의 존재에 대해 알면 문제가 생긴다면 [숨은참조]

3. 내용은 어떻게 작성해야 하나요?

1. 상대가 바로 행동해야 하는 내용을 제일 앞에 명확하게 작성합니다. 

2. 의제가 바뀔 때마다 번호로 구분해 놓으면 답장할 때 번호를 참조하면 되기 때문에 편리합니다.

이메일이 도착하면 어떻게 처리하면 좋을까요? 

플로우차트로 구성해 봤습니다. 

* 여기서 '보관'은 Gmail의 '보관처리' 기능을 뜻합니다. '삭제'와는 다른 기능으로, 이메일이 받은편지함에서 사라질 뿐 지워진 것은 아닙니다. 검색을 하거나 전체보관함에서 언제든 다시 찾아볼 수 있습니다. 

이 플로우차트의 핵심은 이렇습니다.

1. 이메일이 오면 바로 확인한다.
2. 내가 해야 할 일과 남이 해야 할 일을 바로 구분한다.
3. 지금 해야 할 일과 나중에 해야 할 일을 바로 구분한다. 

이렇게 바로 구분하면 이메일의 늪에서 허우적댈 필요가 없습니다. 

여러분도 바로 적용해 보세요. 

by 펭도 발자국