아마 이 글을 보는 당신도 매일 PC, 스마트폰 등 스마트 기기로 일할 것입니다. 업무 효율성을 높이는 다양한 프로그램이 등장하면서, 다이어리나 서류더미 등이 스마트 기기로 대체된 지도 오래 되었기 때문입니다. 문제는 이 스마트 기기로 거의 무한대에 가까운 데이터를 활용할 수 있다 보니, 진짜 ‘스마트’하게 활용하지 못하면 손해보는 건 ‘(인간인) 나’라는 사실입니다. 커뮤니케이션 오류가 발생해도, 일정관리가 엉망이 되어도, 나중에 보려고 했던 파일을 찾지 못해도 스마트 기기에는 책임이 없습니다.


그래서 오늘은 그동안 슬로워크 블로그를 통해 발행한 포스트 중, 스마트 기기로 일하는 사람들을 위한 똑똑한 업무 방법을 공유합니다. 경우에 따라서는 주관적인 경험도 담겨 있어 현실적인 시행착오를 줄일 수도 있습니다.



1. 정보과잉에서 벗어나기

똑똑하든 아니든, 일을 하려면 우선 업무에 집중할 수 있는 환경을 만들어야 합니다. 아침에 눈을 떴을 때부터 잠들기 전까지 우리는 너무나 많은 정보에 둘러싸여 있는데요. 자꾸 SNS 피드를 넘기고, 수십 번 이메일을 확인하는 등 개인의 악습을 끊어내야 좀 더 산뜻한 마음으로 업무에 집중할 수 있겠지요?


뉴욕 라디오 방송국 WNYC의 한 프로그램은 정보과잉 이슈에 관해 인포매지컬(Infomagical)이라는 프로젝트를 진행했습니다. 정보과잉과 관련한 정보와 개선 방법을 하루 한 가지씩 5일 동안 소개한 것인데요. ‘한 번에 한 가지만 하기'부터 ‘관심 끄기'까지, 상식적이면서도 독특한 다섯 가지 방법을 알아보세요.


정보과잉으로 지친 나를 도와줄 5가지 방법 더 보기(클릭)



2. 웹에서 얻은 레퍼런스를 알맞게 정리하기

그렇다고 웹에서 얻은 정보들을 다 버리고 깨끗이 잊으라는 이야기는 아닙니다. 업무와 관련된 정보는 깔끔하고 언제라도 찾기 쉽도록 정리할 필요가 있습니다. 물론 쉽지는 않습니다. 오늘은 메모장에, 내일은 웹 클리핑으로 저장하고 싶은 게 사람 마음이니까요. 여기 다양한 웹 레퍼런스 관리 방법이 있습니다. 오늘부터는 내 취향에 가장 적절한 레퍼런스 관리법을 택해서 적용해 보세요.



웹 레퍼런스, 어떻게 관리하세요? 더 보기(클릭)



3. 파일도 알맞게 정리하기

이제 실제로 작업물을 만들어낼 때를 생각해 봅시다. 눈깜짝할 사이에 'main_최종_진짜최종_마지막.psd' 이런 파일이 서너개씩 나타나 있습니다. 파일관리 가이드에서는 [현 상태 점검하기 - 불필요하고 오래된 파일 지우기 - 나만의 분류 체계 만들기 - 가능한 한 단순하게 재분류하기 - 알아보기 쉽게 파일 이름 정하기]의 순서를 거쳐 지금 내 바탕화면의 카오스를 벗어날 방법을 소개합니다.


파일관리, 참 쉽죠? 더 보기(클릭)



4. 빈틈없이 일정 관리하기

사실 내/외부 이해관계자가 함께 일하는 상황에서 빈틈없는 일정 관리는 불가능에 가깝습니다. 그럼에도 해야하는 일정관리라면, 동료들의 일정관리 방법을 참고해 보세요. 눈에 보이는 모든 곳에 할일을 기록하는 경우부터 앱을 우선순위에 따라 분류하여 사용하는 치밀함까지. 한 눈에 참고할 수 있습니다.


동료에게 배우는 효과적인 일정관리법 더 보기(클릭)



5. 커뮤니케이션 툴(슬랙) 최적화, 자동화하기

이제 단순히 채팅과 파일 업로드 등의 기능만 활용하는 커뮤니케이션 툴의 시대는 끝났습니다. 슬로워크는 커뮤니케이션 툴인 슬랙(Slack)을 활용하여 그룹 일정관리, 모니터링, 심지어 짤방 공유까지 하는데요. 다양한 앱을 연동할 수 있는 슬랙의 장점을 활용한 커뮤니케이션 툴의 최적화, 자동화 방안을 알아보세요.


슬랙봇으로 슬랙 200% 활용하기 더 보기(클릭)



비록 앱 등 다양한 프로그램을 활용한 방법이 많이 소개 되었지만, 도구가 중요한 것은 아닙니다. 각자(또는 각 조직)가 취약한 업무 이슈에 초점을 맞추고, 문제를 해결하기 위한 목표를 정확히 설정하는 게 우선이 되어야겠지요. 툴은 그 이후에 생각해도 좋습니다.


업무 비효율의 개선을 위한 목표가 명확하다면, 위 포스트 중 참고할 만한 점을 미루지 말고 오늘 바로 활용해보세요.

Posted by slowalk

요즘 메신저를 업무에 활용하지 않는 직장은 찾아보기 어렵습니다. 카카오톡이나 라인(Line) 같은 범용 메신저를 사용하기도 하고, 업무에 특화된 메신저를 사용하기도 합니다. 슬로워크도 지난 3년 간 라인을 업무용 메신저로 사용했습니다. 사용하기 편리하고, PC에서도 사용할 수 있으며 무엇보다도 3년 전에는 사용자 수가 많지 않아서 라인을 선택했습니다. 그런데 라인 사용자 수가 점차 늘어나면서 가족이나 친구 사이의 연락도 라인으로 주고받게 되었습니다. 일과 삶의 균형을 위해 업무용 메신저와 범용 메신저는 구분되어야 합니다. 그래서 새로운 메신저를 찾기 시작했습니다. 



새로운 메신저의 조건을 정했습니다. 

  1. 대화내용과 주고 받는 이미지/파일이 모두 서버에 저장되어 있어서 검색이 가능해야 한다. 

  2. 이미지를 전송할 때 압축하지 않아야 한다. 

  3. 슬로워크에서 사용하는 다른 서비스(트렐로, 구글드라이브 등)와 연동이 가능해야 한다. 

  4. 윈도우/맥/안드로이드/아이폰을 모두 지원해야 한다. 


Slack, Hall, Jandi를 후보로 정하고 테스트 그룹을 구성해서 테스트를 진행했습니다. 

(2015.6.29 기준)


1주일 씩 번갈아 사용한 결과, 슬랙으로 결정했습니다. 위의 조건을 모두 만족하면서, 다양한 외부 서비스와 연동이 가능하기 때문입니다. 


  • _general: 기본으로 가입되는 채널입니다. 잡담을 나눕니다. 

  • _notice: 역시 기본으로 가입되는 채널입니다. 모든 구성원이 알아야 하는 공지가 올라옵니다. 

  • _read: 역시 기본으로 가입되는 채널입니다. 함께 읽으면 좋을 내용을 공유합니다. 
    (위 3개 채널은 목록에서 항상 상위에 위치하도록 밑줄을 맨 앞에 추가했습니다.)

  • delivery: 퀵서비스 픽업을 의뢰했을 때 누구의 의뢰인지 알 수 없기 때문에, 여기에 “내가 불렀다”고 적어 놓으면 처음 퀵서비스 기사님과 대면한 사람이 확인하고 안내합니다. 

  • media: 슬로워크의 주요 키워드(slowalk, sloday, stibee 등)가 트위터에서 언급되면 그 내용을 알려줍니다. Notify라는 서비스와 연동했습니다. 

  • 부서: 각 부서(디자인실, 디자인기획실, 웹개발실, 뭐든지팀, 경영디자인본부)의 구성원이 공유하는 채널이 있습니다. 

  • 동호회: 각 동호회 구성원이 공유하는 채널이 있습니다. 

  • 프로젝트: 사내 프로젝트 TF 구성원이 공유하는 채널이 있습니다. 


새로운 메신저의 조건 중에 외부 서비스와 연동이 가능해야 한다는 것이 있었는데, 그렇다면 어떤 서비스를 사용하고 있는지도 살펴보겠습니다. 

 

  • 구글드라이브: 내부 공유 문서의 URL을 입력하면 자동으로 제목을 읽어와서 편합니다. 

  • HUBOT: 슬로워크의 사이버 대표인 Mr. Slo를 봇으로 만들었습니다. 구글에서 이미지를 검색해 주기도 하고, 오늘 점심식사를 어디서 할지 정해주기도 합니다. 

내가 귀찮니... #slowalk

A photo posted by @mooonan_ on


  • IFTTT: 매주 금요일, 퇴근시각이 가까워지면 안내 메시지를 전달합니다. (슬로워크는 평소 오후 7시에 퇴근하지만 금요일에는 한 시간 일찍 퇴근합니다.)


  • Convergely: 미래의 특정 시점에 메시지가 전달되도록 예약해놓을 수 있습니다. 

  • Notify: 특정 키워드가 트위터 등에서 언급되면 알려줍니다. 



업무용 메신저는 스마트워크를 위해 없어서는 안 되는 존재입니다. 슬로워크는 앞으로도 업무용 메신저를 적절히 활용하여 업무 효율도 높이고, 일과 삶의 균형도 맞추도록 노력하겠습니다. 


더 읽기: 업무용 그룹메시지 에티켓 6가지  



by 펭도 발자국

 

Posted by slowalk